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1.- Como cambiar la contraseña
Como sin duda recuerdan, están protegidos por Ley los datos
sensibles, tales como el nombre y apellidos, dirección…. , para lo que se
establece la utilización de contraseñas de acceso a las aplicaciones que
contengan este tipo de datos. Con esta opción se están cumpliendo, por
consiguiente los preceptos marcados por la Ley.
Es importante que recordemos que, aunque para entrar a la
aplicación empleamos un código y una contraseña, es solamente esta última la
que debemos cambiar, permaneciendo invariable el código. Esta opción la tienen
todos los usuarios.
La pantalla que se nos mostrará al pulsar la opción "cambio de
contraseña" es como la que se muestra. Vemos que previamente deberemos
introducir nuestra contraseña actual para, a continuación, escribir por
duplicado la contraseña nueva. Esto es así para evitar confusiones
mecanográficas que, al no ser conocidas, puedan impedir el acceso a la
aplicación. Escritas las "tres" contraseñas, será necesario "validar" la nueva
contraseña, para lo cual haremos un clic en el botón del mismo nombre.
Realizado un cambio de contraseña, una vez abandonada la aplicación, para poder
volver a entrar a la misma será necesario poner el mismo código que hemos
venido utilizando y la nueva contraseña implementada. Es por consiguiente muy
importante recordar cuál ha sido la nueva contraseña que nos hemos adjudicado.
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2.- ¿Cómo realizar copia de seguridad y
recuperarla?
Copia de Seguridad
La experiencia en todos los ámbitos de la informática muestra
la importancia que tiene poseer en un momento determinado una copia de
seguridad que evite la pérdida accidental pero real de los datos almacenados a
lo largo de muchas jornadas de trabajo.
Esta opción permite la realización de ficheros de seguridad de una determinada
UTS.
La pantalla que muestra el sistema es como la vemos, en la que,
para poder hacer la copia, solicita que quien vaya a hacerla introduzca su
contraseña. La razón de que esto sea así es por si en un momento determinado
quedase la aplicación activa sin que estuviese presente quien accedió a la
misma.
Puesta la contraseña, pulsaremos el botón aceptar. Aparecerá la siguiente
pantalla.
En ésta tendremos que seleccionar el directorio en el que queremos que se
almacenen los datos. Señalado el directorio, pulsaremos aceptar.
Se generará un fichero comprimido tipo .zip cuyo nombre estará
formado por:
Ello nos permite identificar el contenido del fichero. Debemos
recalcar nuevamente y con más énfasis si cabe, la necesidad de tener al menos
una copia de seguridad fuera del propio ordenador, puesto que lo que
pretendemos es evitar la situación que se produciría si el disco duro, por las
razones que fueren, se dañara. Lo más adecuado podría ser tener una copia en
c: y otra en a:, es decir, en un disquete o
incluso en un pendrive.
Añadamos, por último, algo más al respecto. Nos referimos a la
periodicidad con que debemos hacer las copias. Parece que el periodo más idóneo
es el semanal, si bien no puede ser tomado como regla inamovible, dado que
dependerá en gran parte de la carga de expedientes que se genere en la UTS. A
mayor número de expedientes, la periodicidad debe ser menor y viceversa.
Recuperar Copia de Seguridad
Permite recuperar los datos de una UTS eventualmente perdidos.
Para ello, al pulsar la opción, saldrá una pantalla como la siguiente:
Para instalar la copia de seguridad será imprescindible hacer
una nueva instalación de la UTS según el procedimiento empleado cuando se
hiciera por primera vez. Hecho lo anterior, entraríamos en la opción Recuperar
copia de seguridad Aparecerá la pantalla en la que seleccionaremos el fichero
en el que tenemos instalada la copia.
Pulsaremos aceptar y la nueva base de datos será la que
acabamos de introducir, con independencia de la que tuviéramos con
anterioridad.
Es importante tener en cuenta que se copian todas las tablas de
la base, con lo que, si por error se recuperase la copia de seguridad de una
UTS sobre otra distinta, el resultado sería la pérdida de la que estuviera
instalada hasta entonces y el encuentro con la UTS recuperada, sea ésta la que
fuere.
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3.- Está el usuario dentro de la aplicación
Si sale este error, desde la pantalla en que nos encontramos
damos a aceptar, nos dirigimos a Desbloqueo de Usuario
Y nos tendrá que salir ahora una pantalla tal que así.
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4.- Traspasar, cargar y borrar expedientes a otras U.T.S. o
U.B.A.S
Extracción de expedientes para otra U.T.S.
Las circunstancias cambiantes de las situaciones, tanto de los
usuarios, como de los propios Centros, hace necesaria una cierta flexibilidad
de acción que permita adaptarse a las mismas. La opción de que tratamos tiene
como finalidad el trasvase de expedientes de una UTS a otra. Los hechos que
pueden motivar estos cambios van desde el traslado de domicilio de una U.F., a
la reestructuración de las UTS de un Centro.
Al optar por “Extracción…”, aparecerá una pantalla como la
anterior en la que se deberán especificar los criterios de selección de los
expedientes a extraer. Esta pantalla es similar a la utilizada en la selección
de expedientes de la entrada a la Gestión de Expedientes.
Establecidos los criterios, el sistema ofertará un listado en
el que aparecerán los expedientes que los cumplan.
Como puede verse, el criterio de búsqueda empleado en la
pantalla superior ha sido el primer apellido, LÓPEZ, aunque éste no deberá ser
un criterio válido en general para la extracción de expedientes para otra UTS,
a modo de ejemplo nos sirve. Es posible elegir un solo expediente, varios o la
totalidad de ellos.
Terminada la selección, pulsaremos el botón Extraer Datos
en la base de la pantalla.
 Al hacerlo
se abrirá una ventana como la siguiente en la que, una vez más, diremos al
sistema dónde queremos guardar los datos. Para ello pulsamos Examinar y
elegiremos el lugar en que deseemos que se instale este fichero. Hecho esto,
haremos clic en el botón aceptar. Se habrá creado un fichero llamado
DATUTS.ZIP.
Carga de expedientes procedentes de otra U.T.S.
Si hemos generado una “descarga de datos” para otra U.T.S.,
parece lógico pensar que esos datos habrán de cargarse y que el proceso a
seguir será justamente el contrario al expresado en la opción anterior, es
decir, debemos cargar en una UTS los datos procedentes de otra. En este caso,
SIUSS nos preguntará dónde se encuentran los datos que queremos cargar, para lo
que nos mostrará nuevamente una pantalla en la que habremos de pulsar el botón
examinar y seleccionar la opción deseada.
Seleccionada la dirección donde se encuentran los datos, el
sistema nos pedirá la confirmación de carga. Si pulsamos aceptar, aparecerá una
nueva pantalla en la que deberemos indicar a cuál de las zonas municipales
existentes serán asignados los expedientes.
Terminado el proceso, se cargarán los expedientes,
clasificándolos de acuerdo a los datos de la nueva UTS.
Borrado de expedientes traspasados a otra U.T.S.
Para evitar que se puedan producir pérdidas de expedientes, los
expedientes descargados para otra UTS no se borran automáticamente de las
tablas de la base de datos de la UTS de procedencia. Por ello se hace necesario
que, una vez completado el proceso y comprobada la integración de los datos
trasvasados en la UTS destino, empleemos la opción que nos ocupa para borrarlos
y no mantener estos datos en las dos UTS al mismo tiempo.
Las opciones que la pantalla nos oferta son tres: Desmarcar,
Aceptar y Cancelar, lo que significa que no necesariamente debemos
borrar los expedientes marcados para su transferencia a otra UTS, lo que es
lógico, si consideramos que estas operaciones pueden resultar fallidas y se
perderían los expedientes extraídos.
Para realizar este proceso de borrado, seleccionaremos los
expedientes que deseemos borrar a través de una pantalla como la que mostramos.
Hecha la selección, pulsaremos el botón aceptar
y desaparecerán esos datos de la base.
La opción desmarcar nos permite anular una
selección hecha para eliminar expedientes traspasados a otra UTS, es decir,
poder volver a realizar un marcaje nuevo de expedientes a borrar. Si
cancelamos, desaparecerá la pantalla y no se producirá ningún cambio.
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5.- Como enviar los datos a la comunidad
Generación de datos de expedientes para su Comunidad
Esta opción permite la descarga de datos para su nivel
superior, el Comunidad, como existía en versiones anteriores, Ya en esta opción
los datos que transmite son sólo a efectos estadísticos y por tanto se han
desprovisto de todos aquellos que permiten la identificación de los usuarios.
Al pulsar esta opción, el sistema iniciará el proceso
mostrándonos un cuadro de diálogo como el que puede verse a continuación:
En este caso deberemos especificar dónde queremos descargar los
datos, es decir, el directorio destino. Al pulsar examinar el sistema nos
reflejará los directorios, archivos y carpetas que penden de C:\ , A:\ o F:\
como puede ser un pendrive. lo que nos permite la búsqueda del directorio donde
deseamos que se depositen los datos (ver figura) .
El sistema genera un fichero comprimido de datos de explotación
llamado “DATEXPL.DAT”
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6.- Como Compactar y reparar Tablas e
Índices.
Tanto al traspasar expedientes de una UTS a otra, como al
proceder a borrar datos previamente grabados, éstos no quedan automáticamente
eliminados, sino únicamente marcados para su posterior borrado. Del mismo modo,
las tablas pueden quedar dispersas en las memorias. Para evitar todo esto y
limpiar las bases de datos es para lo que debemos utilizar periódicamente esta
opción.
La primera acción compacta las tablas, dejándolas con los
registros necesarios y liberando el espacio no utilizado. La segunda "repara"
los índices, adecuándolos a la información existente en las tablas. Al pulsar
la opción aparecerá una ventana como la mostrada como "aviso" en la que, como
en otras ocasiones, nos pide que comprobemos que no hay nadie trabajando con
esta UTS. Si pulsamos SI, aparece un mensaje que indica claramente que la
operación se está realizando.
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